Auditoría automática de certificaciones de obra
Cada certificación, cuadrada contra el presupuesto y contra lo ya certificado. Lo que no encaja queda a la vista.
El problema
- Presto y Menfis te ayudan a presupuestar, pero ninguno vigila lo que después te facturan frente a ese presupuesto.
- Las certificaciones llegan en PDF, cada contratista con su propio formato, y se repasan someramente cuando el tiempo lo permite.
- Los errores son silenciosos: retenciones sumadas en lugar de restadas, totales que no cuadran con sus propias líneas y partidas descertificadas sin previo aviso.
- Nadie los detecta, porque revisarlos a mano, línea a línea, exige más horas de las que se dispone.
La solución
- Lee cada certificación y la cruza contra el presupuesto y contra lo certificado en los meses anteriores.
- Recalcula el documento entero: mediciones, precios, acopios, retenciones y sumas.
- Detecta el signo invertido en retenciones, los totales que no cuadran y las partidas que desaparecen de una certificación a la siguiente.
- Entrega un informe con cada desviación, su importe y la línea exacta donde está.
- No decide por ti: señala lo que no cuadra para que lo reclames con el papel delante.
Cómo funciona
De un documento cualquiera a un dato listo para usar.
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01
Ingesta
Acepta las certificaciones en PDF tal y como las manda cada contratista, sin pedirle a nadie que cambie de formato.
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02
Conciliación
Alinea cada línea con su partida del presupuesto, aunque la descripción o el código no coincidan exactamente.
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03
Verificación
Recalcula importes, retenciones y acumulados, y compara contra la certificación anterior para ver qué se ha movido.
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04
Informe
Lista las desviaciones ordenadas por importe, con la referencia exacta para poder reclamarlas.
Para quién es
- Jefes de obra y contratistas que reciben certificaciones de varios subcontratistas cada mes.
- Obras con presupuesto cerrado, donde cada desviación que se cuela sale de tu margen.
- Equipos sin un administrativo dedicado a repasar factura por factura.
Cuándo no es lo mejor
- Obras pequeñas, con dos o tres certificaciones en total: repasarlas a mano cuesta menos que poner esto en marcha.
- Cuando no hay un presupuesto cerrado contra el que comparar: sin referencia no hay auditoría posible.
- Decisiones contractuales o periciales: te damos los números, no el criterio legal.
Resultado
En las primeras certificaciones reales que analizamos aparecieron las tres clases de error a la vez: retenciones con el signo cambiado, sumas mal hechas dentro de la propia factura y partidas descertificadas sin aviso. El orden de magnitud va de cientos a miles de euros por obra. Sobre tus certificaciones lo medimos antes de que decidas nada.