Entrada automática de facturas para gestorías
Llegan directamente desde el correo o las subes tú mismo (foto, PDF o escaneo) y salen listas para tu software contable.
El problema
- Los clientes envían las facturas en cualquier formato: fotos mal encuadradas por WhatsApp, PDFs y escaneos de baja calidad.
- La mayoría llega por correo, mezclada con el resto del buzón, y alguien las descarga una a una para dejarlas en una carpeta.
- Antes de entrar en Sage, A3 o Holded, alguien las ordena, las renombra, identifica al cliente y teclea los campos a mano.
- Cada documento cuesta entre 5 y 10 minutos, y un descuido en el NIF, la fecha o el IGIC acaba convertido en un error contable.
- El método no escala: más clientes se traducen en más horas de tecleo, no en más margen.
La solución
- Se conecta a un buzón de correo y recoge las facturas adjuntas según entran, sin que nadie las descargue a mano.
- Lee el documento con visión por IA, aunque la foto sea de mala calidad.
- Detecta el tipo (factura, ticket, albarán) y a qué cliente pertenece.
- Extrae emisor, NIF, fecha, número, base e IGIC con desglose por tipo (0/3/7/9,5/15 %).
- Valida la coherencia de los importes y marca lo dudoso para que un humano lo revise.
- Exporta un CSV listo para importar en tu software contable.
Cómo funciona
De un documento cualquiera a un dato listo para usar.
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01
Ingesta
Recoge los adjuntos directamente del buzón de correo y admite también JPG, PNG y PDF subidos a mano. Normaliza cada imagen (orientación y tamaño) para leerla con fiabilidad aunque llegue torcida o con poca luz.
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02
Clasificación
Identifica el tipo de documento y el cliente destinatario, con un nivel de confianza asociado.
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03
Extracción
Saca los campos clave y desglosa el IGIC canario por tipo. No inventa cifras: lo dudoso se deja marcado como aviso.
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04
Exportación
Genera un CSV validado, listo para Sage Despachos, A3 o Holded. Sin renombrar ni teclear.
Para quién es
- Gestorías y asesorías pequeñas y medianas (10–100 clientes).
- Volumen alto de documentos al mes que hoy se procesan a mano.
- Canarias: el IGIC se gestiona de forma nativa, con su desglose por tipos (0/3/7/9,5/15 %), no como un IVA adaptado a última hora.
Cuándo no es lo mejor
- Volúmenes muy bajos, donde el tiempo de puesta en marcha no compensa.
- Operaciones muy complejas (intracomunitarias, triangulares) que exigen criterio fiscal experto.
Resultado
De 5–10 minutos de tecleo por documento a unos 30 segundos automáticos, con menos errores de transcripción. Es una estimación: sobre tus documentos medimos el ahorro real.